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Protection de la vie privée

Nous accordons beaucoup d’importance à votre vie privée. Nous avons développé la présente Politique globale relative à la protection des données à caractère personnel (ci-après la « Politique ») afin de vous faire part de la façon dont nous collectons, utilisons, conservons, partageons, transmettons, transférons, supprimons ou traitons de toute autre manière vos Données à caractère personnel (l’ensemble de ces actions étant désignées ensemble le « Traitement »).

La présente Politique décrit les mesures que nous prenons afin d’assurer la protection de vos données à caractère personne. Nous y précisons par ailleurs comment nous contacter afin que nous puissions répondre à vos éventuelles questions au sujet de la protection de vos données à caractère personnel.

Nous nous engageons à respecter toute législation applicable concernant les Données à caractère personnel et nous veillerons à ce que celles-ci soient collectées et traitées conformément aux dispositions du droit européen en matière de protection des données à caractère personnel et de toute autre législation locale applicable, le cas échéant.

L’accès au présent site web et l’application mobile titres-services (dénommées ci-après collectivement le « Site ») entraîne votre acceptation du traitement de vos données personnelles en vue des fins stipulées ci-dessous au point 1. Sodexo Pass Belgium NV (ci-après « Sodexo ») ayant son siège social à 1050 Bruxelles, Boulevard de la Plaine 15 avec numéro d’entreprise BE 403 167 335, est le responsable du traitement des données à caractère personnel.

Si vous souhaitez des informations sur le mode de traitement des Données à caractère personnel par le biais de cookies, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.

1. Finalités du traitement des données personnelles et base juridique

Sodexo collecte des données personnelles sur les personnes se connectant au Site ainsi que sur les personnes désirant s'abonner à ses services (notamment via les données issues du registre national communiquées par le pouvoir adjudicateur et les formulaires de collecte disponibles sur le Site), en vue de la finalité et sur la base juridique suivantes :

Finalité de traitement
Base juridique

Collecte pour le compte des pouvoirs adjudicateurs des données à caractère personnel dans le but de (i) mener à bien votre inscription en vue de l’utilisation de titres-services, et (ii) d’accomplir toute autre obligation dans la gestion de titres-services et ce conformément au marché relatif à l’émission et le remboursement de titres-services au format papier et/ou électronique

  • Conformité à une obligation légale : loi du 20 juillet 2001 visant à favoriser le développement de services et d’emplois de proximité ainsi que l’Arrêté royal du 12 décembre 2001 concernant les titres-services ;
  • Exécution d’un contrat / marché public : cahiers spéciaux des charges des pouvoirs adjudicateurs

Vos données personnelles seront uniquement traitées par les pouvoirs adjudicataires, les sociétés agrées, les nettoyeurs (lors de l’utilisation de l’application mobile afin d’enregistrer leurs prestations) et un nombre de prestataires externes limités qui en ont besoin pour permettre à Sodexo d’assurer la bonne gestion des titres-services.
Vous autorisez Sodexo et le pouvoir adjudicateur à utiliser vos données personnelles pour vous informer au sujet de tout ce qui concerne le système des titres-services. Il s’agit des communications opérationnelles qui vous permettent de gérer votre compte titres-services.
Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations concernant notre politique en rapport avec les données personnelles que vous pourriez laisser pendant une visite sur le Site, nous vous recommandons de lire le texte qui suit.

2. Catégories de données, et durée de conservation

L’utilisateur trouvera ci-après des informations sur les catégories de données à caractère personnel traitées par Sodexo et la durée de conservation de ces données.

Catégorie de données traitées
Durée de conservation des données

Les données issues du registre national communiquées par le pouvoir adjudicateur (vos nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de registre national et éventuelle composition de famille)

Les données sont conservées conformément aux prescriptions des cahiers spéciaux des charges des pouvoirs adjudicateurs, à savoir 10 années à partir du remboursement du titre-service à l’entreprise agréée, ou à partir de son émission (à défaut de remboursement à une entreprise agréée, par exemple en cas de vol du chèque)

 

 Éventuellement : vos données de contact, comme

le numéro de téléphone et l’adresse e-mail

Idem

 

Votre numéro de compte bancaire au moyen duquel vous effectuez le paiement de vos titres-services

Idem

 

Sodexo traite également les données techniques (notamment l’adresse IP du terminal au moyen duquel vous commandez et gérez vos titres-services) de l’utilisateur. Ces données seront conservées pour une période de 10 années afin de permettre aux inspecteurs compétents d’exécuter leur enquête.

3. Accès aux données

La sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel de l’utilisateur sont d’une grande importance pour Sodexo. C’est pourquoi Sodexo restreint l’accès aux données à caractère personnel de l’utilisateur uniquement aux membres du personnel de Sodexo qui ont besoin d’en connaître afin de traiter les demandes de l’utilisateur ou de fournir le service convenu à l’utilisateur.

Sodexo est toutefois susceptible de communiquer les données à caractère personnel de l’utilisateur à des prestataires de services autorisés (par exemple : filiales du groupe Sodexo, prestataires techniques (hébergement, maintenance), conseils, etc.) auxquels Sodexo fait appel aux fins de la réalisation de ses services.

Sodexo n’autorise pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer les données, sauf dans la mesure nécessaire afin d’exécuter les services pour le compte de Sodexo ou respecter les obligations légales.

Par ailleurs, Sodexo peut partager des données à caractère personnel concernant l’utilisateur (i) si la loi ou une procédure judiciaire lui impose de le faire, ou (ii) si Sodexo considère que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée pour prévenir un dommage physique ou une perte financière, ou en lien avec une enquête concernant une activité illicite suspectée ou avérée.

4. Droits de l’utilisateur

L’utilisateur peut exercer ses droits par le biais d’une demande écrite via le formulaire web qui est disponible sur le Site.

L’utilisateur dispose des différents droits exposés ci-dessous :

DROIT D’ACCES

L’utilisateur peut demander l’accès à ses Données à caractère personnel. L’utilisateur peut également demander la rectification de ses Données à caractère personnel inexactes, ou à ce que les Données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

L’utilisateur peut demander toute information disponible concernant l’origine de ses Données à caractère personnel et peut demander à obtenir une copie de ses Données à caractère personnel traitées par Sodexo.

DROIT  A L’OUBLI

Le cas échéant, le droit à l’oubli permet à l’utilisateur d’obtenir que ses Données à caractère personnel soient effacées lorsque :

(i)     les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

(ii)    l’utilisateur décide de retirer son consentement ;

(iii)   l’utilisateur s’oppose au traitement à l’aide de procédés automatisés utilisant des spécifications techniques ;

(iv)   ses Données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

(v)    ses Données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;

(vi)   leur effacement est obligatoire pour garantir le respect de la législation applicable.

DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT

Le cas échéant, l’utilisateur peut demander à limiter le traitement lorsque :

(i)     il conteste l’exactitude des Données à caractère personnel ;

(ii)    Sodexo n’a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement ;

(iii)   il s’est opposé au traitement pour des motifs légitimes.

DROIT À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES

Le cas échéant, l’utilisateur peut demander la portabilité des Données à caractère personnel le concernant qu’il a fournies à Sodexo dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à caractère personnel à un autre Responsable du traitement sans que Sodexo y fasse obstacle, lorsque :

a)     le traitement de ses Données à caractère personnel est fondé sur un consentement ou sur un contrat ; et

b)     le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

L’utilisateur a également le droit d’obtenir que ses Données à caractère personnel soient transmises directement à un tiers de son choix (lorsque cela est techniquement possible).

DROIT D’OPPOSITION AU TRAITEMENT DANS LE CADRE D’UNE PROSPECTION DIRECTE

L’utilisateur a le droit de s’opposer (droit de « retrait ») au traitement de ses Données à caractère personnel (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque Sodexo traite les Données à caractère personnel de l’utilisateur Données sur la base de son consentement, l’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment.

DROIT DE NE PAS FAIRE L’OBJET DE DÉCISIONS AUTOMATISÉES

L’utilisateur a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques le concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire.

DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMPÉTENTE

Si l’utilisateur a une réclamation à notre encontre, relative à la protection de la vie privée, l’utilisateur peut remplir et envoyer le Formulaire de demande/réclamation. Si la réponse de Sodexo ne satisfait pas l’utilisateur, ce dernier peut chercher d’autres recours en contactant l’Autorité de contrôle ou le tribunal compétent(e). Il peut notamment contacter l’Autorité de contrôle chef de file de Sodexo, l’Autorité de contrôle belge (la « CPVP », www.privacycommission.be).

En cas de changement des données administratives propres à l'utilisateur, celui-ci est tenu d'en avertir Sodexo dans le mois de leur modification.
Pour de plus amples informations, l'utilisateur peut s'adresser au registre public disponible auprès de l’Autorité de Protection des Données.

5. Sécurité des traitements de données personnelles

Sodexo s'engage à mettre en œuvre toutes mesures techniques ou organisationnelles nécessaires pour protéger les données à caractère personnel, afin notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

6. Sécurité des traitements de données personnelles

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la protection de votre vie privée, veuillez nous contacter en envoyant un courriel à l’adresse électronique suivante : https://sodexobenefits.wufoo.eu/forms/tittreservices-protection-de-la-vie-privae/