Comment encoder un contrat de travailleur sur mon Espace Sécurisé ?
L'encodage du contrat d’un travailleur sur votre Espace Sécurisé est obligatoire en Wallonie et à Bruxelles, et facultatif en Flandre. Vous pouvez choisir d'encoder plusieurs contrats travailleurs à la fois via un fichier XLS/XLSX/CSV ou de le faire un par un, manuellement. Découvrez comment vous y prendre.
Pour encoder un contrat de travailleur, commencez par vous connecter à votre Espace Sécurisé, puis cliquez sur Mes travailleurs et suivez la procédure expliquée, selon que vous souhaitiez :
- Encoder un ou plusieurs contrats de travailleurs à la fois via un fichier XLS/XLSX/CSV
- Encoder, manuellement, un ou plusieurs contrat(s) pour un travailleur existant
- Encoder, manuellement et en même temps, un/des travailleur(s) non-enregistré(s) et son/leur contrat
Bandeau annonçant le ou les contrat(s) manquant(s)
Dans la section « Mes travailleurs », si vous avez des contrats manquants, un bandeau jaune s’affichera vous informant du nombre de contrats à encoder :
- Cliquez sur « Afficher les travailleurs concernés » ;
- Le résultat s’affichera dans le tableau en bas de page ;
- Pour encoder le contrat : cliquez sur « Manquant » dans la colonne contrat et suivez les étapes comme mentionnées ci-dessus.
Encodez un ou plusieurs contrat(s) de travailleurs à la fois via un fichier
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1
Connectez-vous à votre Espace Sécurisé ;
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2
Cliquez sur "Mes travailleurs" ;
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3
Cliquez sur "Importer"
Téléchargez le template sur votre ordinateur, complétez et enregistrez le fichier avec les données demandées.
Pour compléter le fichier correctement, vous pouvez consulter le manuel de l'Espace Sécurisé.
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4
Importez votre fichier (ou glissez et déposez) ;
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5
Cliquez sur "Importer le fichier".
Le message "Fichier chargé avec succès" apparaîtra ainsi que le nombre de travailleurs importés.
En cas de problème, un message encadré rouge apparaîtra indiquant la raison de l'erreur et la manière de le résoudre.
Notez que dans le cas où un travailleur est déjà encodé sur votre Espace Sécurisé, son dossier sera mis à jour avec les données de contrat.
Encodez manuellement un ou plusieurs contrat(s) pour un/des travailleur(s) existant(s)
Si vous avez déjà encodé un ou des travailleur(s) et que vous souhaitez compléter leur dossier avec leur contrat, veuillez suivre la procédure suivante.
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1
Connectez-vous à votre Espace Sécurisé ;
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2
Cliquez sur "Mes travailleurs" ;
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3
Cliquez sur "Voir les travailleurs concernés" ;
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4
Retrouvez le travailleurs concerné et cliquez sur « Editer » ou « Manquant » ;
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5
Cliquez sur « Ajouter un contrat » ;
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6
Complétez les informations demandées ;
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7
Cliquez sur "Ajouter un contrat".
Le message "Le contrat a été ajouté avec succès" apparaîtra.
Le dossier du ou des travailleur(s) encodé(s) sera mis à jour avec les données de contrat.
Encodez, manuellement et en même temps, un/des travailleurs et son/leur contrat
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1
Connectez-vous à votre Espace Sécurisé ;
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2
Cliquez sur "Mes travailleurs" ;
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3
Cliquez sur "Ajouter un travailleur" ;
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4
Complétez les données demandées.
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5
Cliquez sur "Ajouter un travailleur" ;
Le message "Félicitations, votre nouveau collaborateur a été enregistré avec succès!" apparaîtra.
Vous trouverez également les données de connexion de votre travailleur. -
6
Retrouvez le travailleur concerné et cliquez sur « Manquant » ;
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7
Cliquez sur « Ajouter un contrat » ;
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8
Complétez les informations demandées ;
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9
Cliquez sur Ajouter un contrat ;
Le message "Le contrat a été ajouté avec succès" apparaîtra.
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